客服规章制度

客服规章制度[精品15篇]

在当今社会生活中，制度使用的情况越来越多，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编帮大家整理的客服规章制度，希望对大家有所帮助。

物业中心客服部规章制度之相关制度和职责，物业中心客服部的规章制度钥匙管理规定

1、钥匙分类

(1)业主钥匙

(2)公共区域门窗钥匙

2、钥匙保管

(1)客户服务部接管楼宇房屋钥匙后,安排专职人员管理钥匙;

①非工作需要任何人不得以私人名义借出。

②借出时必须严格办理登记手续。

(2)标识

①将钥匙分类:先将钥匙按住户套房,公用门窗按楼层,设施设备房按设备分门别类,然后用钥匙扣或细绳分别放置在一起。

②将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明栋号-单元、楼层房号或设施设备房名称。

③客户的钥匙一般分为防盗铁门、单元门、室内门、电子对讲门和信报箱等五类钥匙,均应贴标签或分开存放。

3、钥匙发放

(1)客户钥匙发放:客户服务人员验证客户的入住身份后,由业主签领钥匙,并分类登记;

(2)公用门窗、设施设备房钥匙

①设施设备房钥匙由工程部保管。

②公用门窗、设施设备房钥匙未经工程部经理或主管同意,任何人不得私配钥匙。

③因工作需要时,应在"房屋钥匙管理记录表"上登记。

住户档案管理规定

1、内容包括

(1)业主自用

身份证复印件

入伙通知书

前期物业管理服务协议

业主情况登记表

业主临时公约

装修管理协议

消防安全责任书

物业验收交接记录表

(2)通过服务中心成交的承租客户

物业租赁代理协议及委托书

承租人身份证复印件及营业执照复印件(副本)

租赁合同

前期费用结算清单

其他应存资料

2、业主档案的建立

(1)准备适量的尺寸的档案袋;

(2)将写有"栋号、楼层号、房号"的标签贴纸贴在档案袋封面上;

(3)将业主的有关资料存放在相应的档案袋内;

(4)将各业主的`档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

3、档案使用

(1)各岗位人员因工作需要可查阅或借出档案;

(2)非公司员工或非工作需要,未经服务中心经理批准不得查阅;

(3)涉及业主/租户个人及其他有保密要求的文件和资料,不可复印或借出,不可传播其内容;

(4)档案借出时须经服务中心经理批准,客服主任进行登记,填写《文件借阅登记表》由借阅人签字。

4、档案变更

档案变更时(包括内容和数量),客服主任应及时修改《档案资料清单》。

5、档案保存

(1)客服主任负责档案资料的归档保存:

(2)档案资料须分类放置;

(3)档案存放处应保持适宜的环境,确保档案内、信息的完整与安全;

(4)档案资料的保管期限见《档案保存期限规定》。

6、档案销毁

(1)超过保存期或经鉴定确认无保存价值的档案资料,客服主任填写《过期文件处理登记表》报客户服务部主管审核,服务中心主任批准;

(1)销毁档案时,应有两人以上在场,客户服务部主管复核销毁内容。

办公环境管理规定

1、按时上班,不迟到、早退,如有特殊情况可提前一天向服务中心递交请假条。

2、统一穿戴工装,佩戴工号牌。工装保持干净、整洁。

3、每天早上8:00上班之前必须打扫好办公区卫生。

4、保持办公区办公设施及地面保持整洁,办公物品摆放有序、整齐,桌面不得堆放非办公物品。

5、办公用品及座椅用后应及时归位。

6、在办公区内不准抽烟、不乱扔废弃物、纸屑,不得高声喧哗。

7、在工作时间不准聊天、吃东西、靠工作以外的书籍。

8、不在办公区内化妆。

9、在工作时间内不得接待亲戚朋友。

10、不经主管批准不得随意上网,在工作时间上网不准聊天儿、玩游戏,做工作以外的事情。

11、工作时间不得随意外出,需外出时,向主管或其他人告知去向,便于联系。

12、办公电话不打私话,如有紧急事务,通话时间不超过3分钟。

接待来访客户管理规定

1、客户入座后,应主动为客户倒水,在客户没有入座之前,不得先行入座。

2、个人的销讲资料和销讲工具(包括客户登记表、名片、计算器、楼盘平面图、单价等)应准备齐全,销讲工具必须保持整洁,不得有污渍、卷曲现象,以随时应对客户的询问。

3、接待完毕后,必须以站立姿势微笑着将客户送至服务中心门外,并及时清理接待区域卫生,并将桌椅摆放整齐。不得在客户走后议论、辱骂、取笑客户,一经发现,违者罚款10元并通报批评一次,严重者视情节轻重,给予严肃处理。

4、接待人员必须于接待完毕以后10分钟之内,认真做好《来访客户登记表》。

5、接待人员必须认真跟进自己的客户,及时将客户反映的情况反馈给客服主管,因跟进不足或未及时反馈造成的影响,由接待人员自行承担自我检讨。

6、接待人员接待客户不得擅自承诺客户,一经发现,主管人员有权中止其接待,令其待岗培训。

7、根据客户的要求,算出房间价格,并告知客户其他收费情况及服务内容。客户的任何投诉或疑问,接待人员应认真记录,在解释工作中不应有夸大、虚构的成分,如有一经发现将严肃处理。

8、在同客户接待谈判中,不得超越自身的价格权限,超出职权范围内的情况应报现场主管同业主协商;接待人员不得在主管及业主不知情的情况下,自行任意下浮价格;否则,承担由此产生的一切后果。

9、在与客户的谈判中,如接待人员不能确定的问题,应及时上报主管同业主联系,如未及时上报给公司造成损失,公司将视情节的严重性追究当事人责任。

会议制度管理规定

1、会议类别

晨会(每天上午8:05---8:30)(可根据各服务中心情况自行调整时间)

月分析例会(每月最后一周的周六上午10:00)

专题会议(会议日期视项目而

定)

培训会议(时间另定以通知时间为准)

会议安排、组织

(1)晨会

①每天执行,如有特殊原因由 ……此处隐藏21590个字……照片。

E、房地产相关信息：房地产相关法律、法规、政策、资料;各楼盘楼书;房地产相关信息剪报、各项目对外宣传广告剪报。

F、对外合同合约：户外宣传制作合同复印件;媒体制作合同;其他与销售部有关的合同合约。

(2)归档及保管要求

A、严格按归档范围对档案进行归档管理

B、档案资料分类应清晰、全面

C、档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档。

D、档案必须使用专用资料柜、资料盒。

E、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

(3)档案的借阅和剔除

A、严格借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。

B、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必须时列出剔除资料目录提交部门经理批示。

3、项目开始前的各种准备工作

(1)全面了解项目，为以后的工作做好铺垫。

(2)协助项目销售经理准备合同范本和价格表的及前期物业管理协议。

(3)协助开发部准备项目的五证和联机备案系统。

(4)做好签合同前合同内容的培训工作。

4、合同的备案及作废

合同一旦签订转回客服后，及时去房管局办理备案。如有特殊原因需要作废，客服需及时配合及办理。合同备案回到公司后，立即通知客户领取合同和相应资料，并告知其一定要在规定期限内交纳契税，并保存好一切资料。

5、和公司其他部门的衔接及沟通

(1)每月初将上月销售情况制成月报表交于财务;并协助财务及时处理一些业务，安排时间为客户服务。

(2)及时向工程部工作人员请教有关工程情况，搞清工程进度，了解和楼盘有关一切资料信息。

(3)积极配合公司任何部门的工作。

6、负责客户按揭贷款的后续服务

需按揭贷款的客户合同一旦备案回到公司，立即通知中介签字领取并配合中介通知客户准备齐资料尽快办理好按揭手续，督促中介尽快回款。银行贷款一到公司立即通知客户领取合同和相应资料，并告知其一定要在规定期限内交纳契税，并保存好一切资料。

7、负责项目结束时的后续工作

(1)房屋产权证的办理

楼盘结束时房产证的办理是至关重要的,要及时督促客户来公司交纳相关费用和递交相关资料，妥善保管好所有资料并及时通知并督促开发部工作人员为客户办理房产证。房产证一旦办理下来严密保管并立即通知客户本人领取，领取时严格验明身份并让其签字领取。

(2)办理产权证时的退补款工作

项目结束时常常会有产权面积和预售面积产生误差的情况发生，要及时通知客户退补款，并配合财务部做好退补款工作，同时做好详细的'记录工作。

(3)配合物业做好交房工作及客户资料的移交

三、人员构架、职责分工

客服主管1名

职责：1、全面负责、组织开展客服部的各项工作;

2、全面制定工作计划、人员安排工作;

3、全面负责部门的考核工作;

4、加强与上级领导和其他部门的协作及配合;

5、定期提报月度、季度、年度工作总结;

6、负责部门所有项目文件和客户资料的存档;

7、负责部门所有文件和客户证明的用印及报批;

8、协助客服专员做好各个项目开始前的准备工作和结束时后续事宜。

客服专员2名

随着项目的增加，每个项目配一个专员负责客服工作和合同的签订工作

职责：1、协助客服部主管开展各项工作;

2、分配专人负责各个项目的合同签订工作，及项目资料和客户资料的整理、记录以及与前台的对接、配合;(在前台工作)

3、分配专人负责合同的相关备案、整理、作废、存档以及和其他部门的对接;

4、分配专人负责项目的按揭贷款后续服务;

4、分配专人负责项目结束时房产证的办理及发放;

5、负责客户各类意见、要求、投诉的记录及归整;

6、负责收集各类和房地产相关的信息和资料。

所有职责分配到专人，各负其责，做到团结合作但不互相推诿。

四、日常管理

1、行为规范

(1)上班时间未经批准不得私自脱岗外出。离开岗位，要向销售部经理报告。

(2)上班时间不得吃东西、吸烟。

(3)不得在工作时间阅读与工作无关的书籍、报纸、杂志。

(4)不得在工作时间从事娱乐活动，不得打牌、下棋、玩电子游戏等。

(5)不得在客户视线范围内化妆。

(6)不得在上班时间睡觉。

(7)不允许长时间接打私人电话。

(8)不允许在办公区内高声喧哗，谈笑，不得闲聊与工作无关的事情。

(9)不允许着装不齐，衣衫不整上岗。

(10)不得在公司及项目资料上乱涂乱画。

(11)不允许使用客户专用纸杯。

(12)上班前及上班时间不得饮酒。

(13)不得搬弄事非，挑拔同事间的关系。

(14)严禁使用公话拔打信息台或私人长途电话的。

(15)杜绝和客户争吵现象。

2、违规处罚

(1)违反上述第1-11条者，处以20元/次罚款处罚;三次以上处以50元/次罚款处罚;

(2)违反上述第12条者，停岗一天，并处以100元/次罚款处罚;违反、二次以上者，予以辞退处罚;

(3)违反上述第13条者，予以辞退处罚;

(4)违反上述第14条者，除赔付相应话费外，另处该话费2倍的罚款;

(5)违反上述第15条者，处以100元/次罚款处罚;二次以上者，予以辞退处罚。

营销部客服

1、在主任领导下，负责医院咨询电话的`接听、解释、登记、统计分析和商务通、QQ咨询等工作。

2、不断提高自身专业水平，熟练掌握相关服务礼仪、技巧及客户沟通能力、掌握就诊心理，并能把握服务过程中态度、解释、劝说等环节的分寸和技巧。

3、做好来电及网络咨询登架理工作。登记包括年龄、性别、病程、病史、病种、住址、电话、就诊意向、关心内容等一般性登记和就诊意向、健康咨询、价格比对、消费习惯、经济状况、人员类型等定向性登记。

4、掌握院内外环境、路线、科室布局、人员状况、专家特长、技术项目、仪器设备、收费价格、业务动态等情况，经常主动和相关各科室勤沟通、勤联络，适时更新相关资料，做到准确无误，专家咨询电话要及时准确地接转电话。

5、熟悉主要专科的.业务知识及各期广告的内容。

6、做好咨询数据的统计、分析工作，定期填报统计分析报表。

7、建立网络和来电咨询总册、实行数据库类型管理、建立咨询来电和来院就诊达到率统计机制、建立来电咨询回馈机制，对每日就诊患者定期进行电话回，并作出进一步挖掘计划。